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Minimalismus

Minimalismus im Büro

“Wie hast Du das hinbekommen mit dem Minimalismus im Büro und der Digitalisierung?”

fragt Greta bei Artikelwünschen für 2022

Das war ein Prozess, der zwei Jahre gedauert hat, noch nicht zu Ende ist und in mehreren Etappen mit längerem Abstand zueinander vollzogen wurde. Und ebenso lang wird dieser Beitrag. Lehn Dich zurück und nimm Dir einen Kaffee!

Zum Hintergrund: Ich habe ein Arbeitszimmer in unserem Haus. Dort erledige ich Büroarbeiten, die meine Arbeit als Imageberaterin und Mediatorin mit sich bringt und schreibe natürlich auch Blogartikel dort. Ich bereite Termine vor und nach, kümmere mich um Buchhaltung und Steuererklärungen und was sonst noch anfällt, wenn man selbstständig ist.

In dem Zimmer stehen zwei Schreibtische als L zusammen. Den einen siehst Du auf dem Bild, auf dem steht mein Laptop. Auf dem anderen steht der Drucker. Der Rest vom anderen Tisch ist frei, weil ich dort Platz brauche, um zum Beispiel Seminarunterlagen zusammenzustellen.

Auf meinem Schreibtisch befinden sich grundsätzlich nur Dinge, die ich regelmäßig brauche. Zum Jahreswechsel beide Steuerordner, ansonsten nur einer. Weil ich alle Belege sofort abhefte, habe ich den gerne im Zugriff. Im Pultordner sind Unterlagen für Termine nach Tagen und Monaten sortiert. Wie Du an den pinkfarbenen Zetteln sehen kannst, bin ich Klebezettelfan.

Raus aus dem Raum, was nicht regelmäßig verwendet wird

Außer meinen beiden Schreibtischen und zwei verschließbaren Schränken mit Ordnern in sich und Schubladenboxen auf sich, befand sich bis Ende 2019 sich in meinem Rücken ein wandfüllendes Metallregal, was bis unter die Decke mit Büchern und Ordner gefüllt war.

Das riesige offene Regal hatte etwa 9 qm Fläche. Der Haken an der Sache war, dass sich dort viele Fachbücher angesammelt hatten, die nur selten oder nie wieder gebraucht werden. Als erstes habe ich die Bücher radikal aussortiert.

Stilbücher von 2001 braucht kein Mensch mehr und Make-up-Ratgeber von 2005 auch nicht. Ich habe Berge an Büchern ins Altpapier geworfen. Einige Bücher, die ich nicht mehr lesen werden, die aber aktuell und in gutem Zustand waren, habe ich in eine Büchertelefonzelle gelegt.

Maximal 0,5 qm Fläche an Büchern, die ich aufbewahren wollte, blieben über. Die habe ich in einen anderen Raum, in dem meine wenigen Bücher in einem geschlossenen Schrank stehen, ausgegliedert. Ich bewahre schon seit Jahren keine Belletristik mehr auf, die geht nach dem Lesen immer aus dem Haus. Bleiben dürfen nur Fachbücher, Kunstbücher und ganz wenige Erinnerungsstücke. Damit waren meine Bücher aus dem Büro entfernt.

Für den großen Teil der Fachliteratur zu Kommunikation, Psychologie, Moderation etc. haben wir im Kellerraum ein Regal leer geräumt (also im Klartext hat mein Mann Sachen entsorgt, die er nicht mehr braucht und dann war der Platz da – sowas wie gefühlte 100.000 leere CD-Hüllen, die man ja vielleicht noch brauchen könnte und so …).

Das Kellerregal mit tiefen Böden steht frei in den Raum hinein, so dass es von beiden Seiten befüll- und einsehbar ist. Tatsächlich brauchen wir einzelne dieser Bücher immer mal wieder und wenn ich den Raum im Keller dafür nicht hätte, wären sie in meinem Büro geblieben.

Zimmer schön machen

"Zauberhaft" - Kalligraphie von Ines Meyrose - Acryldruck - Ausschnitt

Als nächstes habe ich beschlossen, dass so ein deutlich verringertes Regal – es blieben gut 3 qm Regalfläche übrig mit teils freien Regalbrettern – und ein aufgeräumtes Büro frische Wandfarbe verdienen. Nach 16 Jahren kann man weiße Raufasertapete mal wieder streichen. Sieht gleich viel heller aus!

Ein neuer Bodenbelag wäre auch schön, aber der würde zu viele Folgekosten und Arbeit nach sich ziehen, wenn man kein Stückwerk mit anderen Räumen haben möchte. Frisch geweißte Wände mit neuen Bildern sind auch schon schön.

Sacken lassen

Bis Ende 2020 habe ich auf mich wirken lassen, wie es mir ohne die Bücher und mit dem vielen leeren Raum in dem Zimmer geht. Bestens ging es mir damit! Nur der Anblick der Ordner im Regal und der teils leeren Regalbretter, die sich nicht entfernen ließen, nervte mich.

Nach den Büchern waren die Ordner dran. Erst wurde im Keller Platz gemacht, indem ich dort alte Ordner entfernt habe. Steuerunterlagen und Kontoauszüge aus den 1990ern braucht kein Mensch mehr, oder? Ein Teil meiner Büroordner ging also ins Kellerarchiv, nachdem dort Platz geschaffen war.

Ende 2020 habe ich das alte Regal in Rente geschickt und mir stattdessen eine geschlossene Lösung gegönnt. Es sind einfache Metallschränke, aber sie sind tauglich. Teils. Leider passten die Ordner nicht so in die Schrankfächer, wie ich dachte (das angegebene Innenmaß ist nicht immer ausschlaggebend …), so dass ich weiter Ordner reduziere und ich noch etwa 2 qm benötigte Fläche eingespart habe. Die Lösung dafür lautete: Digitalisierung der laufenden Büroarbeit.

Einstieg in die Digitalisierung

Seit Januar 2021führe ich Akten, soweit es rechtlich möglich ist, nur noch digital. Unfassbar, was das seitdem schon an Ordnern, Platz für die Ordner, Papier und Tonerkartuschen gespart hat. Es ist, wie meistens bei sowas:

“Hätte ich das doch schon viel eher gemacht …”

Digitalisierung im Büro

Aber die Zeit muss reif dafür sein und die technischen Lösungen für Sicherungskonzepte müssen stimmen. Ich sichere die Daten bei zwei verschiedenen Anbietern in der Cloud – einmal laufend beim einen, einmal als Kopie davon alle sechs Stunden beim anderen, zusätzlich gibt es Datensicherungen auf Datenträgern von den wichtigsten Sachen. Papierunterlagen, die nicht aufbewahrt werden müssen, werden geschreddert.

Zweite Runde Ordner-Entmüllung

Neue Arbeitsprozesse digital zu führen, ist das eine. Das andere ist, was man mit den Papierbergen aus 50 Jahren Leben und 16 Jahren Selbstständigkeit macht. Dabei sind natürlich rechtliche Vorgaben zu Aufbewahrungsfristen zu beachten, die für private Unterlagen anders sind als für gewerbliche. Im Zweifelsfall bewahre ich alles mindestens zehn Jahre in Papierform auf bzw. in der Form, in der ich es erhalten habe.

Ältere Sachen gehen entweder in den Schredder – für bis zu 120 Liter nimmt die Stadtreinigung in Hamburg aktuell 12 Euro dafür – oder werden nur extrem selektiert aufbewahrt. Manchmal reicht eine Seite mit Vertragsdaten, aber uralte Rechnungen dazu können weg. Oder aus einem Steuerordner reicht ein Beleg für genehmigte Fristverlängerungen und der Rest ist überflüssig.

So bin ich durch alle Ordner gegangen, die wir haben. Unfassbar, wie viel Papiermüll sich da über die Jahre angesammelt hat, weil wir den Platz dafür hatten. Nun kam mir dabei zupass, dass ich 2020 und 2021 durch die Lockdowns insgesamt über sechs Monate kaum außer Haus bei Kunden arbeiten durfte, so dass ich in Ruhe Zeit für diese Dinge hatte.

Im laufenden Betrieb hätte ich vielleicht keine Lust gehabt, mir die Zeit zu nehmen. Im Nachhinein kann ich aber sagen, dass es sich lohnt, die Zeit zu investieren, auch wenn sie aus Freizeit oder Überstunden stammt. Es macht das Arbeiten viel angenehmer und leichter!

Schubladen auf und alles raus zur Sichtung

Stiftebecher

Neben den Ordnern habe ich auch die Schubladen meines Rollcontainers und meinen Stiftebecher in zwei Schritten entmüllt. Dabei gilt das gleiche wie im Kleiderschrank und Haushalt: nicht reinschauen und entscheiden, was weg soll – sondern alles herausnehmen und entscheiden, was wieder hinein darf.

Schubladencontainer-Organisation

Dabei habe ich in der unteren Schublade des Rollcontainers Dinge gefunden, von deren Existenz ich keine Ahnung mehr hatte, weil ich die Schublade sonst nie ganz aufziehe und bis zum Ende hineinsehen kann. Klarsichtklebeband, Tintenpatronen und Tackerklammern brauche ich vermutlich in den nächsten zehn Jahren nicht mehr zu kaufen. Ja, selbst mir passiert so etwas offenbar.

Büroschrank - optimale Auslastung und Ablage

Für den bereits vorher vorhandenen geschlossenen Schrank, in dem Ordner stehen, habe ich neue Schubladenboxen gekauft. Zum einen passten die alten nicht in den Schrank und ich wollte nichts mehr auf dem Schrank stehen haben. Zum anderen haben die neuen Schubladenboxen erheblich flachere Fächer, so dass ich mehr verschiedene Dinge darin aufbewahren kann, ohne sie in den Schubladen zu mixen.

Wenn ich im Sommer 2022 mal wieder einen genauen Blick in Schränke und Schubladen werfe, werde ich mit Sicherheit noch weiter reduzieren. Mit Minimalismus ist es wie mit Aufräumen: nach dem Aufräumen ist vor dem Aufräumen.

Wie viel zu viel steht und liegt in Deinem Büro?


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18 Antworten auf „Minimalismus im Büro“

Liebe Ines,
herzlichen Dank für den inspirierenden Beitrag. Es ist fantastisch bei Dir und motiviert mich mal wieder für jegliche Art von Minimalismus und damit dem Blick auf das Wesentliche. Ich fürchte, für mich gilt das 80 : 20 Prinzip, vielleicht etwas weniger. Das raubt mir viel Energie und hält mich davon ab, richtig anzufangen. Aber ich hab jetzt ein paar Ideen, wollte mir ein paar neue Ordner kaufen. Die werden jetzt schicker aussehen und weiß 2 Stellen, an denen ich anfangen werde. Darf ich Dich um Hilfe bitte, wenn ich Klärungsbedarf habe?
Liebe Grüße Greta

Inwiefern gilt das Pareto-Prinzip in Deinem Büro? Was sind die 80 %, was die 20 %?

Gleichmäßige Ordner sehen immer schöner aus, das motiviert!

Na klar darfst Du Dich an mich wenden!

Mega! Ich liebe Ordnung im Büro und kann nur sagen: BRAVO! In einem ordentlichen Büro kann man viel konzentrierter arbeiten als im Chaos oder wenn überall was herumsteht und den Blick ablenkt.
Mein Büro im Amt ist auch immer in Schuss und übersichtlich. Das liegt nicht daran, dass ich Beamtin bin und nichts zu tun habe 😉 , sondern daran, dass ich es trotz der notwendigen Akten überschaubar und minimalistisch halte. Auch zu viel Krempel wie Bilder oder Deko und Pflanzen habe ich nicht herumstehen wie einige Kolleginnen, so was nervt mich nur und ist mir optisch schnell zu viel.
In Bezug auf die Digitalisierung freue ich mich, wenn unsere Papierakten bald ausgedient haben und nach und nach verschwinden.
Lieben Gruß
Frau B.

Danke!

“In einem ordentlichen Büro kann man viel konzentrierter arbeiten als im Chaos oder wenn überall was herumsteht und den Blick ablenkt.”

So sehe ich das auch. Ich habe auch bewusst keine Urlaubsbilder im Büro, weil ich mich bei der Arbeit nicht wegträumen will, sondern arbeiten.

Je mehr man zu tun hat, umso mehr hilft Ordnung dabei, den Überblick zu behalten und effizient zu arbeiten.

Ein sehr interessanter Beitrag und er gibt Einblick in dein Büro. Vielen Dank dafür. Wir haben unser Arbeitszimmer vor zwei Jahren komplett umgestaltet. Nach unserem Zusammenziehen stand dort auch der Kleiderschrank von meinem Mann, meine alte Schlafcouch und jede Menge offene Regale, die gut gefüllt waren. Nach der Umgestaltung ist unser Arbeitszimmer sehr luftig und mit nur wenigen Möbeln bestückt. Das hat sich wirklich gelohnt.
Bei meinen Ordnern bin ich mir teilweise nicht sicher, ob ich das aufheben muss. Zum Beispiel Rentenbescheide oder Gehaltszettel. Die hebe ich seit ich angefangen habe zu arbeiten auf. Ist das notwendig? Ich bin mir da unsicher.
Liebe Grüße und ein schönes Wochenende, Caro

Wie schön, dass es bei Euch jetzt auch luftig im Büro geworden ist.

Rentenbescheide haben wir auch alle im Original aus dem gleichen Grund wie Du aufbewahrt, auch wenn wir Rentenklärungen zwischendrin gemacht haben. Gehaltszettel haben wir auch aufbewahrt aus dem gleichen Grund. Ich vermute – keine Rechtsberatung … – dass man die Gehaltszettel entsorgen dürfe, wenn die Einkommensteuererklärung endgültig festgesetzt ist und man dafür die Aufbewahrungsfristen einhält. Mit zehn Jahren ist man meistens auf der sicheren Seite. Weil es am Ende aber eben dabei um die Rente geht, bewahren wir das auch auf. Das ist aber etwas, was man vermutlich auch gut digital aufbewahren könnte bei den alten Sachen, denn ich wüsste nicht, wofür man das Original da noch brauchen sollte. Aber wir haben zum Beispiel alle Steuererklärungen von vor der Ehe (also vor 2004) wirklich entsorgt. Die aus der Ehe habe ich alle weiter archiviert wegen der Zugewinngemeinschaft – man weiß ja nie … Kontoauszüge, die älter als zehn Jahre waren, habe ich alle entsorgt.

Ein sonniges Wochenende wünsche ich Dir!

Liebe Ines,
Toll, wie wir das gelungen ist. Und ja, es braucht immer Zeit. Aber danach ist es befreiend. Ich erinnere mich an unseren Umzug. Das Herz weint ein bisschen und dann merkst du, dass es vieler Dinge wirklich nicht bedarf.
Hier kämest du mit dem Minimalismus groß raus. Aber ich mag es auch ;)).
Einen sonnigen Samstag für dich
Nicole

Bei den Modebüchern war ein bisschen Herzschmerz dabei, aber der Verging schnell. Der Rest war einfach pure wortwörtlich Erleichterung.

Ein sonniges Wochenende wünsche ich Dir!

Das ist Dein Thema! Und Du ziehst es auch konsequent durch.
Mir wäre es zu minimalistisch. Meine Arbeit hat für mich auch was mit meinem Leben zu tun und daher gibts im Arbeitszimmer auch Persönliches. Zum Glück kümmert sich um Akten und Ablage mein Mann. Das macht er perfekt und ich bin entlastet. Allerdings haben wir nur wenig digital. Ich komme noch aus der analogen Welt und wenn ich an Stromausfall denke, weiß ich warum.
Bei uns hängt auch Kunst im Arbeitszimmer an der Wand, das finde ich sehr wichtig. Es inspiriert uns.
Man muss halt wissen, womit man sich wohlfühlt. So können alle das finden, das ihnen gut tut.
Ein gutes Wochenende wünscht Dir Sieglinde

Ich mache die Ablage für meinen Mann und er ist entlastet :).

Zu wissen, womit man sich wohl fühlt, ist das Wichtigste!

Ein ebenso schönes Wochenende wünsche ich Euch!

Erstmal herzlichen Glückwunsch zur tadellosen Ordnung! Es ist schwierig, jemanden zu finden, der es schafft, das Arbeitsumfeld immer gut organisiert zu halten. Da es für mich ein Raum ist, der viel Bewegung und viel Aktivität erfordert, irgendwie schaffe ich nicht jeden Tag einen so aufgeräumten Tisch zu haben. (Mein Mann leider auch nicht! ;)) Kurz gesagt, ich kann nicht von Minimalismus sprechen, wenn ich von meinem Büro spreche, aber die Hoffnung stirbt zuletzt und eines Tages werde ich es schaffen! :))
Liebe Grüße und schönes sonniges Wochenende,
Claudia

Danke!

Wenn Dir das nicht wichtig ist oder Dir nicht entspricht, gibt es doch gar nichts zu schaffen. Dann bleibt doch einfach so, wie Ihr seid.

Wenn Du etwas machst, dann richtig. Ich finde Dein Büro sehr übersichtlich. Von Minimalismus kann bei mir zwar keine Rede sein, aber mein Schreibtisch ist auch aufgeräumt und nicht überladen. Im letzten Jahr haben wir ebenfalls viele alte Bücher entsorgt. Die angestaubten alten Fachbücher liest wirklich keiner mehr.

Liebe Grüße
Sabine

Ich hätte gedacht, dass Dein Schreibtisch so leer ist wie meiner, weil das auf Bildern bei Dir so aussieht. Minimalismus ist ja auch relativ – ich könnte sicher noch mit viel weniger Dingen aus meinen Schubladen auskommen, aber ich muss mich ja auch nicht ohne Not einschränken.

Wir sind ja jetzt seit 2 Jahren zu 99% im Homeoffice. Und für den Herbst ist im Büro der Umzug in die neuen Gebäude, ohne festen, persönlichen Arbeitsplatz in einer Home Zone geplant. Smart Working…. 🙁 Mit lauter neumodischem Kram, den von uns Kollegen eigentlich keiner will. Aus Sicht derer, die die Büroräume zahlen müssen, obwohl sehr viele Plätze am Nachmittag oder auch an einzelnen Tagen unbesetzt sind, nur zu verständlich. München ist ein teures Pflaster. Von den Heiz- und Reiniungskosten ganz zu schweigen.

Ich muss jetzt also dann doch mal ins Büro und anfangen Dinge auszumisten, Bilder nach Hause holen usw. Das langt mir. Daheim verzichte ich erstmal darauf.

BG Sunny

Dein letzter Umzug mit dem Büro ist nun ja auch schon einige Jahre her. Das wird sich einiges angesammelt haben. Viel Erfolg beim Ausmisten!

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