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Jahreswechsel: Organisationstipps zum neuen Kalender

Werbung durch Namensnennungen und Verlinkungen ohne Auftrag

Diesen Beitrag hat sich Gwen bei der Wunschliste für 2021 erbeten, weil sie gerne anderen Menschen über die Schulter schaut. Ich sehe mir auch gerne an, wie andere arbeiten und ihr Leben planen – oder auf sich zukommen lassen, denn es gibt immer wieder etwas, das ich dabei übernehmen kann. Es geht nicht darum, etwas 1:1 zu kopieren. Das Ziel ist für mich, durch Inspirationen und eigene Gedanken den individuellen Weg zu finden. Das gilt für den Kleidungsstil genauso wie für die Kalenderführung.

Meine Kalender

  • Geschäftliche und private Termine und Erledigungen erfasse ich digital in Outlook bzw. dem Smartphone. Alle paar Tage synchronisiere ich die Kalenderdateien. Auf diese beiden Kalender habe nur ich Zugriff.
  • Wenn ich bei Erledigungen etwas eventuell mehrfach auf Wiedervorlage schiebe, trage ich es in den digitalen Kalender ein. Wenn es schnell zu erledigen ist, schreibe ich mir stattdessen auch oft nur eine kurze E-Mail an mich selbst mit der Aufgabe in der Betreffzeile. Wenn es erledigt ist, lösche ich die E-Mail. Das minimiert die Zettelwirtschaft im Haus und auf dem Schreibtisch.
  • In meinem Büro habe ich an einer Magnetwand einen Jahresplaner auf DIN A4 ausgedruckt hängen, den ich mir bei Kalenderpedia (Werbung) als PDF herunterlade, in dem unsere Urlaubszeiten eingetragen sind. Ein Seminarkunde bucht mich seit über zehn Jahren im September bereits fürs komplette Folgejahr für einen Eintagestermin pro Monat im Voraus. Wenn ich die Termine habe, steht das Grundgerüst fürs Jahr und wir planen sechs Wochen Urlaub darum herum ein. Streichen kann man den immer noch, aber wenn wir das nicht langfristig eintragen, kommen bei mir zu viele Einzeltermine dazwischen, als dass wir dann halbwegs zusammenhängend und gemeinsam frei hätten. Mit dem Jahresplaner, der dort fürs aktuelle Jahr meist bis zum Herbst und dann fürs Folgejahr hängt, habe ich einen guten Überblick.
  • In der Küche hängt ein Planer für 2 mit monatlichen Blättern und jeweils drei Spalten. Eine Spalte ist für mich, eine für meinen Mann und eine für Geburtstage oder Vermerke wie großräumige Straßensperrungen wegen Sportveranstaltungen in unserer beliebten Großstadt, damit wir an den Wochenenden keine Verabredungen eingehen. #lernendurcherfahrung
  • In dem Küchenkalender tragen wir beide alle Termine ein, die Einfluss auf die Planungen des Partners haben oder einem selbst wichtig sind. Da steht dann bei mir zum Beispiel nur “Seminar” oder “11 Uhr Typberatung 4h hier”, aber ohne weitere Details.

Unterlagen terminlich zuordnen

Pultordner - Terminordner für Tage und Monate

Die Arbeit mit einem Pultordner als Terminordner habe ich aus meiner früheren Tätigkeit als Angestellte übernommen, um die notwendigen Unterlagen termingerecht zur Hand zu haben. Beispiele für Unterlagen, die in dem Terminordner jeweils in Klarsichthüllen oder transparenten Vorgangsmappen liegen

  • Kundenterminvorbereitungen in blauen Vorgangsmappen mit Kundenkarteikarte, Fragebogen, vorbereiteter Quittung für das Beratungsentgelt bei Barzahlung, Stilmappe oder andere Unterlagen für den Termin
  • Offene Angebote
  • Seminarvorbereitungen
  • Steuervorauszahlungslisten, die von Quartal zu Quartal wandern
  • Unterlagen zu Blogkooperationen bis zur Veröffentlichung des Beitrags
  • Urlaubsbuchungen

Wie führst Du Deine Kalender und sortierst Unterlagen dazu?


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20 Antworten auf „Jahreswechsel: Organisationstipps zum neuen Kalender“

🙂 Liebe Ines,
privat führe ich einen dicken A5-Buch-Kalender von Leuchtturm. Er hat verschiedene Übersichten, in die ich mir Urlaube, Ferien von der Lütten, Home-Office und Bürowochen, Zeitausgleichstage, Feiertage usw. eintragen kann.
Darüber hinaus habe ich pro Tag eine Seite (sonntags 2) für Notizen etc. zur Verfügung. Da mein Kalender auch so eine Art Tagebuch ist, brauche ich den Platz.
Auf den ersten Seiten trage ich mir als Überblick auf das Jahr alle wichtigen Termine ein: Parkpickerl- und TÜV-Ablauf etc. Am Ende des Kalenders stehen dann die wichtigsten Termine für das Folgejahr, die ich dann irgendwann in den neuen Kalender übertrage.
Dieses System hat sich für mich bewährt. Ich kann Jahre später Ereignisse orten und Notizen zügig wiederfinden (kommt immer wieder vor).
Am Handy habe ich nur kurzzeitig Termine, die ich nach dem Termin wieder lösche.
In der Firma führe ich einen elektronischen Kalender.
Die Treckermappe verwende ich übrigens auch noch 🙂
Schönen Samstag und liebe Grüße
Claudia 🙂

So habe ich meine Kalender früher auch geführt – allerdings in A6. Leuchtturm hat so schöne Kalender und Notizbücher … ein Notizbuch habe ich übrigens dennoch in der Handtasche, so viel Papier muss sein :).

Dass ich in alten Kalendern etwas suche, kommt hier auch vor – geht in Outlook fix.

Das Wort Treckermappe für den Pultordner kenne ich gar nicht. Woher kommt das?

Ich wünsche Dir ein ebenso schönes Wochenende!

Hallo Ines,
du bist ein Super-Organisator.

ich habe privat einen Taschenkalender, in den ich alle meine privaten Termine eintrage. Mein Mann genauso. Jeder hat Zugriff auf den Kalender des anderen. Berufliche Termine, die außerhalb der Arbeitszeit liegen, werden ebenfalls dort eingetragen. Das war’s.
Da ich beruflich sehr sein muss, gönne ich mir im Privatleben den Luxus des kleinen Taschenkalenders.
Kurzfristige Termine werden telefonisch abgestimmt mit meinem Mann, ob es bei ihm auch passt oder nicht.
Liebe Grüße
Claudia

PS.
Beruflich muss ich ja echt genau sein, ich merke aber immer öfter, dass ich im Privaten schnell mal was überlese oder überfliege (sozusagen als Ausgleich).
Gestern kam ein neuer Busfahrplan. Ab und an fahre ich mit dem Bus. Ich setze mich also hin und gucke und lese, wie denn die Linie heißt, mit der ich dann fahren müsste. Irgendwie stimmt das nicht so recht überein, die Haltestellen sind auch teilweise andere. So sitze ich denn eine halbe Stunde über dem Heft, bis mir der kleine, aber wichtige Satz auffällt:
Aufgeführt werden nur die neuen Verbindungen. aha.

Schöne Busplangeschichte – hätte mir auch passieren können. Dann man irgendwann mal die straffen Gedanken zur Erholung ausbaumeln lassen muss, ist doch klar. Einen Papierkalender (außer dem in der Küche) verwende ich aus zwei Gründen nicht mehr: Er bringt Gewicht in die Handtasche und es gibt kein Back-up, wenn er verloren geht. Das kann ich mir bei geschäftlichen Terminen nicht leisten. Der Sicherheitsaspekt war der Hauptgrund für die Umstellung auf den digitalen Kalender. Wenn mein Mann auch einen digitalen Nutzen würde für seine privaten Sachen und ich darauf Zugriff hätte, würde ich den Küchenkalender auch sofort abschaffen. Aber mein Mann ist analoger als ich :).

Ui hm… wie sag ich das jetzt am besten….fast gar nicht. Hier gibt’s keinen hängenden oder schriftlichen Kalender, da einfach wenig Termine. Das meiste habe ich im Kopf und wenn ich vergessen habe wann z.B. die gelbe Tonne geleert wird frage ich Alexa. Die hat unseren Abfallkalender intus. Die wenigen Termine und wann ich Urlaub habe verbuche ich im Ipad. Aber meist weiss ich die dann ohne nachschauen zu müssen.
In der Praxis bin ich ja völlig termingebunden, was mich dann immer dazu bewegt privat alles anders zu machen. Deshalb telefoniere ich Zuhause eigentlich auch so wenig wie irgend möglich.
Du bist sehr organisiert, was bei Deiner Selbsständigkeit ja sehr wichtig ist.
Ich wünsche ein schönes Wochenende, liebe Grüße Tina

Was Alexa für Dich ist, ist mein digitaler Kalender, Alexa kommt und nicht ins Haus :). Dass Du weder Terminabfolgen noch Telefonate zu Haus haben möchtest, kann ich mir gut vorstellen. Sonst kann man ja gar nicht abschalten, wenn Job und Privatleben zu gleich sind.

Dass ich so organisiert bin, hat in meinem Fall nichts mit der Selbstständigkeit an sich zu tun – unter Selbstständigen gibt es ja auch genug Chaoten. Das war schon seit meinem ersten Tag im Büro in der Ausbildung so. Ich kann nur in klaren Strukturen denken und arbeiten und dazu gehört für mich Organisation und grundsätzlich ein aufgeräumter Schreibtisch, auch während der Arbeit. Ich nehme mir immer alles stückweise vor und der Rest liegt ordentlich am Rand. Das ist im Büro bei mir nicht anders als in der Küche. Wenn es da doch mal Schlachtfeld gibt, wird das umgehend beseitigt Deshalb liebe ich Aufläufe, Ofengerichte und Eintöpfe. Wenn das Essen fertig ist, ist die Küche schon wieder sauber.

Ich wünsche Dir ein ebenso schönes Wochenende!

Inzwischen plane ich sowohl privat als auch beruflich nur noch über meinen digitalen Kalender bzw. Outlook. Das hat sich bewährt und ich vergesse selten etwas. Bei Erledigungen fürs Büro, die mir zu Hause einfallen, schreibe ich mir EMails an meine Büroadresse. Dann kann ich es aus meinem Kopf streichen. Dringendes im Büro, was sozusagen zwischendrin reinkommt auf Zuruf, schreibe ich meist auf einen Zettel, den ich dann täglich abarbeite. Unterlagen auf Termin führe ich im Büro mittels Terminmappe, die nach Monaten sortiert ist. Die lässt sich gut im Schrank einschließen und hat sich bewährt.
Terminpläne per Hand und Stift führe ich gar nicht mehr.
Schöne Grüße
Andrea

Neben der Vermeidung der Zettelwirtschaft hat das mit den E-Mails an mich denselben Grund wie bei Dir: Es soll raus aus dem Kopf. Wenn ich am Schreibtisch sitze und es im Lauf des Tages zu erledigen ist, schreibe ich es auch kleine Zettel. Das wir Beiden da ähnlich arbeiten, überrascht mich nicht.

Dachte ich mir schon, dass Du so gut organisiert bist. Mich beeindruckt das immer, aber ich werde das nie so sein.
Dh. das stimmt gar nicht, ich bin gut organisiert, aber man sieht es nicht so. Ich habe in meinem Leben fast noch nie einen Termin verpasst. Bis auf einmal im Theater, wo wir am falschen Tag hingegangen sind, einen Tag zu früh… Aber oh Wunder, wir haben am Saaleingang gewartet bis die Türen geschlossen wurden und es gab dann noch zwei super Plätze in der Mitte, deren Besitzer nicht gekommen sind. Geht doch! 🙂
Mein Schreibtisch ist leicht chaotisch, Kalender werden privat als Taschenkalender analog geführt und dann gibts einen gemeinsamen analogen Familienkalender im Flur. Wir haben viele kulturellen Termine einzeln und zusammen – nur leider gar nichts derzeit!!! Alles ausgefallen 🙁
Geschäftliche Termine werden auf einen Kalender im Büro notiert und Urlaube und Betriebsferien auch. Eine Kladde zur Wiedervorlage habe ich auch und so klappt alles bestens.
Allerdings mit der Buchhaltung habe ich nichts zu tun, das wäre so gar nicht meins, die macht zum Glück mein Mann!
Einen schönen 2. Advent wünsche ich Dir (ist die Lektüre schon angekommen?)
Sieglinde

Danke für Deine Post! Ja, das Buch ist angekommen! Ich freue mich schon aufs Lesen. Im Moment ist noch ein schöner Krimi dran, der ausnahmsweise mal in der Provence und nicht in Schweden spielt, und dann freue ich mich auf „Die Gefahren der Ehe“. Mal sehen, ob mein Mann Angst bekommt, wenn er das Buch sieht .
Und Danke für den Theatergeschichtenlacher  . Ich kenne Leute, die einen Tag zu spät einen Flieger nehmen wollten, aber Jahre später eine Woche zu früh in der Hochsaison auf Amrum ankamen … aus der dann zwei Wochen mit einem Zwischenstopp in Hamburg wurden, weil eine Hotelnacht wirklich nicht machbar war und frische Wäsche geholt wurde für die zweite Woche …

Dass Ihr viele Kulturtermine habt im „normalen“ Leben, kann ich mir gut vorstellen. Bei uns hält sich das in Grenzen, ab und an mal ein Konzert, selten eine Ausstellung. Werden Radiergummis die Renner unter den Geschenken für 2021 für analoge Menschen zum ausradieren und verschieben der unzähligen Termine, die auch 2021 mit Sicherheit gestrichen werden? Mit Kuli trägt sicher keiner mehr etwas ein … bin gespannt, wann das aufhört … bitte bald. Inzwischen glaube ich nicht mehr an vor dem Herbst 2021.

Ein gemütliches Adventswochenende wünsche ich Euch!

Liebe Ines, ich bin noch so richtig Old-School – habe einen Kalender mit Einlageblättern, die ich jährlich wechsle. Mit Terminen in Outlook, am Handy etc. kann ich absolut nichts anfangen. Der Technikfreak bei uns ist Edi, und wenn mal was auf lange Zeit im Voraus notiert werden muss, bitte ich ihn, es auf seinem Handy zu tun.
Habt ein wunderschönes zweites Adventwochenende! 🌟🕯️❄️☃️❄️🕯️🌟
Alles Liebe und Kraulers an den Zausel, Traude
https://rostrose.blogspot.com/2020/12/unser-november-von-himmelblau-bis.html

So ein Ringbuch habe ich über zehn Jahre auch verwendet – es gab mal ein neues, aber in der Art immer gleich. Wie schön, das Edi und Du sich dann auch dabei ergänzen.

Ein ebenso schönes Adventswochenende wünsche ich Euch!

P.S. Deine Schneemanngeschichte war lustig 🙂 .

Dienstliche Termine habe ich – wie die entsprechenden Unterlagen – natürlich fast nur mit anderen. Deshalb ist das auch alles digital und geteilt. Allerdings trage ich in den dienstlichen Kalender auch private Termine (als anonymen Blocker) ein.
Mit Rudi habe ich einen gemeinsamen Google-Kalender. Hier können wir entscheiden, ob der Termin nur für uns oder auch für den anderen interessant ist. Zu Hause gibt es zwei Ordner. 1. Offen 2. Ablage. Offen versuche ich immer klein zu halten. Bei der Ablage lasse ich mir mehr Zeit.
To Do Listen, Mitschriften etc. bei mir nur manuell und in Papier. Aktuell im Filofax.
BG Sunny

Die Mischung aus digitalem und analogen wird unsere Generation wohl noch lange behalten. Ein papierloses Büro kann ich mir gar nicht vorstellen, auch wenn ich es an sich reizvoll finde. Vielleicht ist das für 202q ein Projekt für mich, mehr in die Richtung zu gehen.

Liebe Ines,

Dank für die schnelle Antwort auf meine Frage zum jährlichen Kalenderwechsel.

Einen elektronischen Terminkalender führte ich als eine der Ersten im Büro schon in den 1980er Jahren. Mit Outlook habe ich bis in die 2000er Jahre gearbeitet. Als alle Anderen ihre Termine über das Handy festhielten, stieg ich wieder auf den analogen Taschenkalender um.

Im kommenden Jahr habe ich keine Termine mehr abzustimmen, bin alleine Herrscherin über meinen Zeitplan, privat und als Selbständige.
Bisher arbeite ich mit einem 18 Monate Wochenplaner (links eine Woche, rechts eine Seite frei für Notizen) in Din A 6 für Termine und unterwegs. Auf dem Schreibtisch liegt ein 12 Monate Wochenplaner in DIN A 5 als laufende To-Do-Liste. Vielleicht sollte ich mich in Zukunft mehr auf mein Handy verlassen.

Viele Grüsse
Gwen

Du magst doch leichtes Gepäck, oder? Alleine das ist doch schon ein Grund, mehr übers Handy zu machen. Ich führe darin auch Notizlisten über eine App.

Mehrwert des Beitrags für mich – also Danke Dir für die Idee: Ich werde mir im Dezember überlegen, wie ich mein Büro weiter digitalisieren kann. Da gibt es definitiv Papierordner, die ich ab 2021 abschaffen kann. Und weil einige Ordner, die mehrere Jahre umfassen, voll sind, werde ich dafür dann keine neuen mehr anlegen. Als Konsequenz kann ich dann vielleicht mein Büroregal noch weiter verkleinern. Das wäre schön.

Ich führe meinen Kalender digital, synchronisiere mit meinem Handy und habe einen Überblick in meinem Tischkalender im Büro – just in case! 😉 Papier nutze ich für kurzfristige Notizen!
Ich nutze seit vielen Jahren Hängemappen für alle Dokumente, die ich erhalte und alles ist nach Kategorien sortiert. Und klar, habe ich auch ein paar Ordner, wo alle wichtigen Familienunterlagen, Versicherungen und andere wichtige Dokumente abgelegt sind.
Ich bin heute gelassener als früher, als ich noch arbeitete und viele Verpflichtungen hatte. Und das ist super so!
Liebe Grüße,
Claudia

Die Hängemappen benutzt mein Mann in seinem Büro. Damit wurde ich bisher nicht warm. Wie gut, dass es so viele Optionen gibt!

Du gibst aber noch Sprachunterricht, oder?

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